O que a LGPD vai mudar nas empresas

Ao aplicar a LGPD, Lei Geral de Proteção de dados, a cultura do Brasil vai se desenvolver. Essa nova lei vai provocar uma mudança de hábitos. Boa, por sinal, já que as pessoas voltarão a ter domínio sobre suas escolhas.

Hoje elas precisam apresentar documentos para entrar em um prédio. É como se elas precisassem se defender. Com essa lei, a mesa vira. A pessoa apresenta com consentimento. Se assim decidir.

O consumidor passará a fornecer dados a partir da legitimação deles. E apresentação de documento que comprove como serão tratados. Bem como armazenados, ou dado fim caso seja esse o último passo.

Dentro dessa nova realidade, a pessoa poderá escolher se quer ou não passar os dados. Se a foto na portaria será ou não tirada.

Se a empresa que tem ao menos um funcionário registrado em carteira, estará obrigada a se adequar. Deverá seguir as diretrizes e estará sujeita as sanções dela.

Quem nunca viu aqueles posts no Facebook onde alguém oferece algo e diz para os interessados colocarem o e-mail? Então vão chovendo cada vez mais comentários com e-mails. Essa forma fácil de conseguir e-mails válidos já não era bem vista pelo público.

Isso acabava gerando muitas planilhas de e-mails para ações de vendas e marketing. Antes da LGPD já não era recomendado fazer isso. Agora absolutamente.

Ainda que você pense em enviar um contrato para o possível cliente, não convém. O que você vai alegar como motivo para essa coleta de e-mail? Vai legitimar essa atividade com qual finalidade? Então: não adquira de forma alguma, essas listas de e-mails.

7 passos para aplicar a LGPD de forma rápida e fácil

1 – Padronize os seus processos internos:

Quais documentos específicos cada setor precisa? E os que cada setor tem que acessar? O que é feito com os que não são usados? Quais são virtuais? E os físicos?

Esse mapeamento será o seu norte. Para definir sobre cada setor. Aí entra a parte de tecnologia da informação (TI). Que é o setor controlador dos acessos às informações.

O TI colocará cada documento em seu devido lugar no sistema. Os setores terão aceso ao que realmente precisam. Os setores terão acesso a todos os documentos. Assim, a segurança dos dados será maior.

2 – Garanta que as medidas tomadas serão seguidas

Tenha uma pessoa responsável pelo tratamento dos dados. Que também será quem irá contatar os clientes. Tirando dúvidas nessa questão de documentos e trato desses. Além de ser vinculada pelo CPF, à agência de Autoridade Nacional de Proteção de Dados.

Essa é a agência responsável pela fiscalização nas empresas. Fica em Brasília. Não queira receber notificação deles. Mais viável ter ao menos um funcionário encarregado de vistoriar e garantir que tudo tem sido mantido.

3 – Busque orientação de um profissional do Direito

É esse o profissional que poderá te orientar quanto aos contratos. Essa pessoa está apta a lhe explicar cada cláusula. Importante ter alguém assim na implementação da lei em sua empresa. Para que tudo fique dentro das exigências da LGPD.

Por exemplo: caso você capte e-mail, Instagram e vai usar a imagem de um influencer. Você precisa de um contrato bem embasado, que tenha essas três frentes. Para que o influencer lhe dê consentimento e você possa usar os dados.

Para sorteio é um tratamento. Para RG e CPF, outro. Para fotos, outro ainda. Por aí vai. Cada contrato precisa provar finalidade e a adequação. Um profissional especialista em direito digital irá auxiliar em cada contrato.

4 – Transparência no tratamento dos dados

Manter um canal de comunicação com os clientes também será útil. Para que sejam informados quanto ao tratamento dos seus dados. E a empresa tenha ali documentado os processos de armazenagem desses dados.

Assim você se assegura de cumprir a lei. E os clientes ficam tranquilos sobre seus dados. Um exame por exemplo, de uma doença como HIV, de uma pessoa conhecida. Não pode vazar de um laboratório de forma alguma. É algo íntimo e que diz respeito apenas ao paciente.

Suponhamos que essa pessoa queira fazer o exame. E veja no site do laboratório que estão dentro da LGPD. Isso acaba gerando mais credibilidade. Não há necessidade de ver tudo isso como algo muito complicado. Veja como oportunidade.

5 – Documente tudo o que fizer, date e arquive

O período de implementação deve ser documentado. Acabará servindo de ônus no caso de a empresa precisar se defender. Você prova que não teve intenção de vazar dados. Responderá por infração bem menor com esse arquivo.

Será um período que acarretará em desconforto. Pode algum setor não gostar de ver apenas a documentação que precisa ver. Outros aborrecimentos podem surgir.

Mas a maioria das mudanças é assim. Acaba criando alguns descontentamentos. Mas com diálogo, treinamentos e conscientização, é possível uma implementação de sucesso.

6 – Revise os contratos com terceirizados

Busque saber se eles já implantaram a lei. Estando com algum vínculo com a sua empresa, é indispensável a cada outra, aplicar a LGPD. Independente do porte da empresa. Dê a devida atenção aos dados compartilhados com essas terceirizadas.

7 – Treinamento constante para a equipe

São os funcionários que tratam direto com os clientes. Eles precisam saber da importância de todas as medidas tomadas. Para que as medidas implementadas sigam em funcionamento. Não é simplesmente implementar a LGPD e acabou. É uma mudança de hábito nas empresas do Brasil.

A partir do momento que cada um entender a grandiosidade dessa lei, fica mais fácil seguir. Tente passar a eles a visão de que é um diferencial para a empresa. Importante fazer com cada um se sinta parte disso.

Sempre tenha apoio de um profissional especialista em LGPD!

Assim como foi a época da obrigatoriedade da nota fiscal, será a LGPD. O que houve lá atrás? Chegamos a um ponto em que uma empresa que emitia nota não queria comprar de quem não emitia. Houve um movimento em cascata. Logo, a grande maioria das empresas, emite nota.

Com essa nova lei será assim também. Permita que sua empresa se enquadre na LGPD. Entenda a lei 13.709. Veja as mudanças que ela exige como crescimento para a sua empresa.

A Dra. Ana Paula Siqueira é graduada em direito pós-graduada em direito empresarial pela Universidade Mackenzie e Mestre pela PUC/SP em Direito Digital, professora, advogada e palestrante. O Prêmio Lúmen 2018 de Responsabilidade Social foi concedido pelo Sinsa.